Организовать мероприятие — это всегда вызов. Программа, спикеры, площадка, питание, логистика... И в этом водовороте мерч часто оказывается на последнем месте и в списке задач, и в смете. В нашей статье мы расскажем о мерче для конференций, форумов, хакатонов и других подобных событий. В конце вас ждет чек-лист с подсказками. Возвращайтесь к нему на этапе планирования — и ваш мерч будет работать с максимальной отдачей!

Мерч и подарки — это физическое продолжение мероприятия, которое останется с участником после того, как сотрутся из памяти детали события. Срок действия — а значит, поддержки вашего бренда — не ограничивается таймингом ивента, но зависит от разумного подхода.

Итак, начнем мерч-подготовку к мероприятию. Прежде чем открывать каталог с товарами, сформулируйте ответ на вопрос, какую задачу должен выполнить мерч на вашем событии? Определитесь с общими целями, аудиторией и сообщением для нее. Мерч выступает важным каналом связи, развивает тему и концепцию события.

Набор для бизнес-мероприятий компании «Плавно»

Какие элементы должны быть в мерче для конференции?

Приглашение

Начнем с подарка, который вручается еще до события. Для ключевых спикеров или инфлюенсеров можно сделать отдельный «тизерный» мерч. Модные дома часто используют эффектный прием: они отправляют приглашения на показы в виде предмета, который создает настроение и формирует приятное ожидание. Для внутренней стратсессии топ-менеджеров, например, это тоже подойдет. Если участники должны приехать подготовленными, можно передать им подходящие инструменты — например, ежедневник с особенным содержанием или флешку с загруженными материалами.

Базовый сет

Тот самый набор для конференции, который получит каждый гость. Условия диктует формат участия. Онлайн — предусмотрите доставку на дом. Здесь важна компактность и удобство для транспортировки. Офлайн с проживанием — можно включить в комплект маску для сна или стильный аксессуар для вечернего мероприятия. Если предполагается зонирование территории, то мерч (браслет, бейдж с ланъярдом, значок) станет «ключиком», открывающим нужную дверь.

Важные функции наборов для конференций:

Носитель информации — программа, карта площадки, расписание. Информацию можно упаковать в QR-код на бейдже, а можно и в тактильный блокнот-буклет (все же, мы все устаем от повсеместной цифровизации, да и интернет может подвести).
Инструмент работы: блокнот и ручка — самое очевидное. Иногда без этого не обойтись. Но часто заметки удобнее делать, используя личные гаджеты, как многие и поступают. Ориентируйтесь на вашу аудиторию, возможно, на полиграфию и нет смысла тратить бюджет.
Передача заботы — бутылка для воды, панама от солнца, перекус.

Набор для организаторов

«Упакуем» команду. В первую очередь здесь важна заметность и узнаваемость сотрудников и волонтеров — гости должны легко опознавать их в толпе, если требуется помощь. Но еще стильная фирменная одежда с особенным посланием может стать предметом обожания или даже коллекционирования для гостей, которые захотят такую же. Используйте это: выпустите лимитированную партию для продажи или розыгрыша. Например, худи можно сшить с большим карманом для ноутбука, если это хакатон, или с креплением для бокала, если это форум сомелье.

Набор для особых гостей

Премиум-подарок для спикеров, партнеров или жюри поможет вам выказать особое уважение почетным гостям и «забронировать» их на следующие ивенты. Здесь важны исключительные дизайн или комплектация, индивидуальное производство, персонализация.

Мерч для вовлечения и вау-эффекта

Позаботьтесь о геймификации и наградах за активность. Например, о призах за интересные вопросы спикерам, о сувенирной продукции, которая разыгрывается в лотерею.

Отдельно побеспокойтесь об упоминаниях в соцсетях — публикации увидит близкая вам аудитория, так что билеты на следующие конференции можно будет продать быстрее. Например, раздайте участникам вау-предмет и объявите конкурс на лучшее фото.

Пример триггера для UGC: мягкая игрушка — маскот компании QIWI

Мерч для комфорта на мероприятии

Забота об участниках состоит не только в четких таймингах, изобилии закусок, хорошем звуке и вентиляции. Такая мелочь, как пара пледов для прохладного вечера или дождевики на мероприятии под открытым небом, запомнится почти на физическом уровне, как теплые объятья.

Дизайн

Кроме разработки концепции в фокусе внимания стоит держать и практические моменты: сроки и способы печати и изготовления продукции. Конечно, мы поможем вам при оформлении заказа выбрать самые быстрые варианты, если времени осталось мало. Но помните: скорость часто ограничивает возможности.

Три дизайн-лайфхака:

Дата мероприятия. Включать ее в принты или нет? Ответ зависит от статуса события. Да — если это культовый ивент (как концерт любимой группы или ежегодный профильный фестиваль). Нет — если это рядовая конференция или корпоративное мероприятие. Тогда футболка с конкретной датой будет актуальна только в момент ивента, а потом отправится в шкаф или на дачу.
Человекоцентричность. Ваш мерч должен аккуратно вписываться в гардероб и образ жизни, а также говорить с аудиторией на ее языке. Люди особенно ценят включенность в контекст. Локальный юмор, меткие копилайны, отраслевые пасхалки — это останется с участниками надолго.
Коллекционный подход. Если мероприятие ежегодное, выпускайте индивидуальные дропы к каждому, но с элементами, объединяющими все серии. Участники начнут собирать продукцию с вашим логотипом, ждать новинки. Можно дарить специальные подарки тем, кто придет, например, в футболке с прошлогоднего ивента. Так мерч станет частью программы и создаст традицию в компании.

Мерч с локальными мемами для компании PROF-IT GROUP

Производство и логистика

Заложите время с запасом на эти ключевые этапы:

Разработка концепции, дизайна
Утверждение образцов, запуск производства
Готовность тиража
Приемка, проверка, упаковка
Доставка на площадку

Отдельно о расстояниях. Учитывайте, откуда приедут участники и как они будут добираться домой. Если люди приедут издалека, не дарите хрупкое, тяжелое, объемное. Крупные статуэтки и громоздкие коробки останутся в отеле с высокой вероятностью и не выполнят свою мерч-задачу для компании.

Вручение

Продумайте механику — как и когда гости получат мерч:

Заранее (до мероприятия) — для спикеров, партнеров, участников с проживанием. Тогда ваше событие будет особенно приятно ожидать, а подарок с логотипом будет удобнее использовать на самом мероприятии.
На стойке регистрации — классический вариант. Важно, чтобы процесс раздачи был быстрым и не создавал очередей. Если сет включает текстиль, разложите его по размерам.
В разных зонах: бутылку для воды — у кофе-бара, блокнот — у лектория, сувенир за активность — на стенде партнера. Это разгружает стойку регистрации и геймифицирует пространство, позволяет получить несколько приятных сюрпризов с вашим логотипом в разных локациях.
После мероприятия — в качестве посткоммуникации. Например, рассылка фирменных стикерпаков участникам онлайн-трансляции. Продлеваем актуальность вашему событию.

И пара слов об упаковке. Если событие проходит офлайн (особенно, если речь о выставке), вручайте сувенирную продукцию в шопере, сумке, рюкзаке, чтобы можно было закинуть их на плечо и освободить руки (чего не ожидаешь от пакета). А подарок, который отправляется участникам онлайн-встречи, должен быть тщательно упакован для бережной доставки.

Заключение

Мерч для конференции — полноценный «участник» вашего мероприятия. Он помогает гостям ориентироваться, общаться и чувствовать себя комфортно, а также генерировать контент и усиливать присутствие бренда, напоминать о вас еще долго после того, как мероприятие закончится.

Мы в Arnika gifts design знаем, как создать комплект, который будет работать на максимальную мощность. Планируете мероприятие? Напишите нам, и мы подготовим индивидуальное предложение: от стратегии до поставки «под ключ». Мерч со смыслом — наш конек.

Ну а теперь обещанный чек-лист по заказу мерча на мероприятие, его можно скачать по ссылке (пролистните в конец статьи). Поделитесь с коллегами — и пусть ваш следующий ивент запомнится не только крутыми спикерами, но и подарками, которые хочется сохранить и которые хочется обсуждать!

Мерч: чек-лист для организаторов мероприятий

Виды мерча и подарков	Когда заказывать
Подарок-приглашение Солнечные очки, ланъярд из паракорда и бейдж участника, зонтик для коктейля, открытка со свечкой для торта	За 2-3 недели до даты рассылки
Пакет участника (офлайн) Бутылка для воды или термостакан, блокнот и ручка, пауэрбанк, шопер, шоколад	За 1-1,5 месяца до ивента
Пакет участника (онлайн) Бейдж участника, стикерпак	За 2 месяца до ивента
Униформа волонтеров Футболки, рубашки поло, толстовки на молнии, значки, панамы, поясные сумки, шнурки для телефона	За 3-4 недели до ивента
Подарки спикерам и жюри Наборы элитного чая, беспроводные колонки, портативные кофемашины на аккумуляторах, авторское украшение (пин, подвеска)	За 3-4 недели до ивента
Приз для розыгрыша или лотереи Увлажнители воздуха, городские рюкзаки, зарядные станции, термосы, штативы или лампы для селфи	За 3-4 недели до ивента
Триггер для UGC Мягкие игрушки (маскоты мероприятия), любая составляющая пакета участника	За 1-1,5 месяца до ивента
Обеспечение комфорта на событии Пледы для террасы, зонты и дождевики, солнцезащитный крем, аренда стаканов-тамблеров и зарядных станций или пауэрбанков, беруши	За 3-4 недели до ивента
Если мероприятие массовое, от 300-500 участников, прибавьте к срокам производства еще, как минимум, 1-2 недели

Скачать гайд

Расскажите
о вашем проекте

Предлагаем ответить на несколько вопросов, чтобы мы поняли ваши потребности и пожелания. Наш менеджер свяжется с вами вскоре после получения брифа, подробно расскажет о возможностях нашей компании и поможет с оформлением заказа

Введите корректный E-mail

Несколько слов о вашей компании

Для какого повода нужна брендированная продукция?

У вас есть брендбук / фирменный стиль?

Для кого нужны подарки?

Когда вам нужен мерч?

Какой у вас ориентировочный бюджет?

Комментарии и пожелания по продукции и дизайну

Нажимая кнопку «Отправить», я даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой в отношении обработки персональных данных

Мерч для конференций: чек-лист для организаторов